Aprovechando que una antigua alumna de un curso de gestión contable nos ha hecho esta consulta, la publicamos para todas las personas interesadas.

La cuestión es ¿qué cuentas anuales utilizar, las normales o las abreviadas? La pregunta es lo mismo que resolver si debo utilizar el plan general contable general o plan general contable para PYMES.

La normativa dice lo siguiente:

Artículo 2. Ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas.
1. Podrán aplicar este Plan General de Contabilidad de Pymes todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

a) Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.
c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Las empresas perderán la facultad de aplicar el Plan General de Contabilidad de Pymes si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.

Lo primero, pues, es valorar cuál es la situación de vuestra organización respecto a estos tres requisitos. Los vemos con más atención:

Total de partidas de activo: es un dato sencillo de obtener, es la suma del balance de nuestras cuentas anuales.

Total Cifra Anual de Negocios: se trata de considerar todos los ingresos de la organización que se corresponden con actividades ordinarias, es decir, aquellas fuentes de ingresos habituales para el cumplimiento de sus fines sociales, ¿qué incluimos aquí?: ventas de productos o prestación de servicios, cuotas de socios, donaciones, subvenciones; ¿qué no incluimos? Ingresos financieros o aquellos obtenidos de manera puntual o extraordinaria (por ejemplo, una plusvalía al vender un local, mobiliario o vehículo) o un premio.

A esta cifra debemos descontarle descuentos, bonificaciones y por supuesto el IVA (siempre y cuando se repercuta, las entidades exentas lo incluirán como ingreso). El plan general de contabilidad nos dice al respecto lo siguiente:

9.ª Cifra anual de negocios
El importe neto de la cifra anual de negocios se determinará deduciendo del importe de las ventas de los productos y de las prestaciones de servicios u otros ingresos correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa, el importe de cualquier descuento (bonificaciones y demás reducciones sobre las ventas) y el del impuesto sobre el valor añadido y otros impuestos directamente relacionados con las mismas, que deban ser objeto de repercusión.

Total Número medio de trabajadores
El cálculo se realiza contando aquellos que han estado de forma continuada todo el año, más el promedio de las personas que han estado un tiempo inferior al año. Este promedio de plantilla que ha estado un período inferior al año se calcula:

1. Contamos el total de días trabajados por personas empleadas. Si una persona está a tiempo parcial, se le contarán días de jornada completa (por ejemplo si una persona ha estado trabajando 30 días a 4 horas, se le computan 15 días, correspondiente a 15 jornadas completas de 8 horas)
2. El resultado anterior lo dividimos por 365 y ya tenemos el dato de la plantilla promedio de trabajo inferior al año

La normativa dice lo siguiente al respecto:

10.ª Número medio de trabajadores
Para la determinación del número medio de trabajadores se considerarán todas aquellas personas que tengan o hayan tenido alguna relación laboral con la empresa durante el ejercicio, promediadas según el tiempo durante el cual hayan prestado sus servicios.

Si ya tenemos claro qué requisitos cumplimos y cuáles no, y desde qué ejercicio, ya podemos valorar qué plan contable tenemos que formular.

¿Desde cuándo se aplica el cambio? Si, por ejemplo, dejamos de cumplir los requisitos (recuerdo, al menos dos) en el 2009, la entidad a partir del 2011 ya no es una PYME, y ni se puede utilizar balance abreviado, ni puede usarse el PGC de PYMES, debes acudir al PGC General (recordamos que tiene cambios sustanciales, como son por ejemplo el uso de 9 grupos contables en vez de 7). Para el año 2010 (que sería el segundo año de incumplimiento) debería utilizar todavía el Plan General de PYMES y presentar las cuentas abreviadas.